会社のデータをまとめるのには様々な方法があります。
その中でも誰もが知っていてなじみやすいものはエクセルです。
大抵の企業のパソコンにエクセル・ワード・パワーポイントは導入しされているのでデータを管理するものといえばまず頭に浮かぶのがこれらのツールでしょう。
「顧客管理をエクセルで作ってしまえば楽なんじゃないか」
そう考えても具体的な方法がわからない方も多いかと思います。
この記事ではエクセルでの顧客管理のやり方とメリット・デメリットを紹介します。
さらに効率的に顧客管理を行う方法もお伝えしますので、顧客管理について悩んでいる方への参考になれば幸いです。
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顧客管理をエクセルで管理する方法
早速エクセルを使用した顧客管理のやり方を解説します。
基本的な入力と便利なおすすめ機能を紹介しますので参考にしてください。
項目の決定・データ入力をする
まずは管理したいデータの項目を決めます。
これはBtoBとBtoCの場合で内容はやや変わります。
BtoBの場合は主に会社名・住所・連絡先・取引先or営業担当者名・案件内容・見積金額・クレームなどです。
BtoCの場合は会員番号・氏名・住所・連絡先・購入履歴・DM（ダイレクトメール）の可否などになります。
これらの項目を横方向で入力します。
スペースは空けず、入力した文が長くなっても折り返さずに入力しましょう。
項目が決まったらデータを入力します。
入力した内容をデータベース化する
項目の入力が終わったら、その内容をデータベース化します。
①入力した中からデータベース化したい範囲を指定
②画面上部の「ホームタブ」をクリック
③「テーブルの書式設定」を選択
④好きなスタイルを選択
以上の手順で操作すればデータベース化は終了です。
このデータベース化を行う事で検索やフィルタ機能など様々な機能を使用でき情報の管理が楽になります。
エクセルのおすすめ機能を紹介
次にデータベース化した情報を管理する上で便利なおすすめ機能を紹介します。
用途に合わせて使用すると効率化がはかれるので参考にしてください。
フォーム機能
フォーム機能は1件の顧客データ全体を見る事ができる機能です。
入力する顧客情報が多くなってくると途中で見切れてしまい一目見ただけでは全ての情報がわからない時があります。
フォーム機能を使用することで各項目に入力した顧客情報全体を印刷プレビューのように確認することができます。
フォーム機能は初期状態ではツールバーに表示されていないので設定で追加する必要があります。
①左上の「ファイル」をクリック
②一番の下の「オプション」をクリック
③「クイックアクセスツールバー」をクリック
④「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択
⑤「フォーム」機能を探し「追加」をクリック
以上の手順を行うと画面上部に表示されているクイックアクセスツールバーからフォームをワンクリックで表示できます。
入力した内容全てが上から順番に表示されますが「検索条件」に探している企業名や顧客の氏名等を入力すれば知りたい情報のみを見る事ができます。
ウィンドウ枠の固定
エクセルに入力した項目が増えると横長になってしまいスクロールしていくと一番端の情報が見えなくなる時があります。
この場合は画面上部のタブから「表示」をクリックし「ウィンドウ枠の固定」を選択するとスクロールしても選択したセルを表示させる事ができます。
例えば、左端の会社名をウィンドウ枠の固定を設定すれば会社名を表示させたまま横スクロールする事ができます。
重複チェック
情報が増えると同じ内容を入力してしまう事も増えてきます。
重複した内容をチェックする時は以下の手順になります。
①画面上部のタブから「条件付き書式」をクリック
②「セルの協調表示ルール」にカーソルを合わせる
③「重複する値」をクリック
④重複の確認をしたい項目をクリック
この操作を行う事で重複したセルが色分けして表示されます。
元に戻したい時は「条件付き書式」から「ルールのクリア」にカーソルを合わせて「選択したセルからルールをクリア」をクリックすると解除できます。
プルダウンの作り方
プルダウンを作る事で決まった項目を毎回手作業で入力する手間を省くことができます。
プルダウンの作り方はあらかじめ入力したリストを選択する方法と手入力する方法の２種類があります。
・あらかじめ入力したリストを選択してプルダウンを作る方法
①プルダウンを作りたいセルを選択する
②画面上部のタブから「データ」をクリック
③「データの入力規則」をクリック
④「設定」にある「入力値の種類」の中から「リスト」をクリック
⑤「元の値」を選択
⑥リストのセルを選択する
・手入力でプルダウンを作る方法
①～⑤までの手順は共通で「元の値」に選択肢をコンマで区切りながら入力する
以上の手順でプルダウンを作る事ができます。
スライサー機能
スライサー機能とはピポットテーブルのデータを簡単にフィルタリングできる機能です。
ピポットテーブルとは会計などで金額が多い項目を調べたい時に使用する集計機能の事です。
さらにピポットテーブルで調べた項目の中から見たい情報のみをフィルターで抽出したい時に使用するのがスライサー機能になります。
使い方は以下になります。
①項目を選択する
②「テーブルデザイン」をクリック
③「スライサーの挿入」をクリック
④見たい項目をクリックする
これで各項目で見たい情報のみを確認できます。
最初はわかる機能から使ってみて操作に慣れていきましょう。
顧客管理をエクセルで作る際の注意点
エクセルで顧客管理を作る際に注意点があります。
①データを横方向で入力しない
②データ同士の行間を空けない
③タイトルとテーブルは１行空ける必要がある
この3つに注意しないと使いたい機能が上手く動かない可能性があります。
①データを横方向に入力しない
項目ではなくデータを横方向に入力してしまうとフォーム機能や並び替えなどの機能が使えなく可能性があります。
エクセルで顧客管理を行う上で上記の機能は多様する場合が多いので必ずデータは縦方向に入力しましょう。
②データ同士の行間を空けない
入力したデータを見やすくするために空白を空けたくなる時はあります。
しかし、これをやってしまうとエクセルの機能が使えなくなったり途中でデータが途切れたりするため使いづらくなる可能性があります。
データの間に空白は空けずにセルの大きさを変えて調整しましょう。
③タイトルとテーブルは1行空ける必要がある
データで表を作りたい時などで注意しなければならない点はタイトルとテーブルは間隔を空けて区別する事です。
タイトルとデータの間隔が空いていないとデータベースが表を作る際に認識されない事があります。
顧客管理の無料テンプレートもある
手作業で作り方を解説しましたが、エクセルの顧客管理は無料のテンプレートも存在します。
いくつか種類がありますので、参考として5つほど紹介します。
フォーマットが少し違っていたりしますので、自社の用途に合っているものを探してみてください。
無料テンプレート①エクセルカードHARI
顧客管理や名簿管理に使えるソフトです。
表作成などエクセルの基本的な機能も使用でき、レイアウトも比較的自由にできます。
フリー版の場合登録は１００件までとなっていますので試しにエクセルで顧客管理をしてみようという方へおすすめです。
無料テンプレート②UNITS顧客管理システム
入力や検索がわかりやすく、初心者でも簡単に使用できるという点が特徴です。
顧客管理や従業員のスケジュール管理もできます。
マニュアルなしでも直感的に扱えるのでエクセルに触れた事のない新入社員やパソコン業務が苦手な方へおすすめです。
無料テンプレート③Excel Form 顧客管理
関数などの操作を簡単に行えるのが特徴です。
ファイルを解凍すればすぐに使える手軽さも魅力の1つです。
あまり手間をかけずにエクセルの機能を使いたいという方向けになります。
無料テンプレート④Excelで表を使った顧客管理ソフトを作ってみよう
自作でエクセルフォームを作成できます。
作成手順の説明が実際に作りながら掲載したもので解説されていますのでわかりやすいです。
ただ使うだけでなくエクセルフォームを作ってみたい方へおすすめです。
無料テンプレート⑤テンプレートの無料ダウンロード
「顧客管理台帳の見本・サンプル・ひな形・たたき台として適宜カスタマイズしてお使いください」という紹介文で書かれており、シンプルイズベストなデザインが特徴です。
とにかくわかりやすいものを使いたいという方にはぴったりと言えます。
顧客管理をエクセルで行うメリット・デメリット
エクセルでの顧客管理の作り方と便利な機能を知り、エクセルでの顧客管理に魅力を感じているかと思います。
しかし、エクセルでの顧客管理は一長一短ありますのでメリット・デメリットも解説します。
顧客管理をエクセルで行うメリット
顧客管理をエクセルで行うメリット①コストを抑えられる
エクセルは基本的に企業のどのパソコンにも導入されているツールなのでコストはほぼかかりません。
あまり費用をかけられないという場合は使い勝手がよく便利な点はメリットと言えます。
顧客管理をエクセルで行うメリット②検索、ソート機能等の機能で自由に管理できる
エクセルには様々な機能があり、自社のスタイルに合わせて自由に管理できるのはメリットです。
用途に合わせて並び替えや情報の追加もしやすいのでフォーマットを自由にできる点は魅力的と言えます。
顧客管理をエクセルで行うメリット③無料のテンプレートがある
すでに顧客管理をエクセルで行っている人たちが無料でテンプレートを公開していますので1から作る必要性はなくすぐに導入できるのは手軽です。
顧客管理をエクセルで行うメリット④印刷しやすい
エクセルは印刷も容易です。印刷の設定でシート全体を１枚にまとめて印刷する事もできるので会議等でデータを共有したい時に重宝します。
顧客管理をエクセルで行うメリット⑤馴染みやすくとっつきやすい
エクセルの最大の特徴はパソコンに触れている人は誰もが一度は目にしているという点です。
馴染みがあり使用する際に抵抗が少なく始められるハードルの低さはメリットと言えます。
顧客管理をエクセルで行うデメリット
顧客管理をエクセルで行うデメリット①共有・編集には向かない
エクセルは個人向けのツールです。
共有機能はありますが、データの書き換えの履歴がわからず、どこを修正されたかわからない場合があります。
共有で運用するにはルールを決めないとうまく機能しません。
顧客管理をエクセルで行うデメリット②セキュリティ対策と管理ルールが煩雑
エクセルは簡単にコピーを量産できるためセキュリティの観点からみると情報漏洩のリスクがあります。
さらに、データを共有する場合は記入方法を統一しなければならないため細かい管理までは手が回らない可能性があります。
顧客管理をエクセルで行うデメリット③関数やマクロの使い方がわからない
エクセルでの機能を使用した管理は便利ですが、詳しくない人には理解できない複雑な機能もあります。
詳しい人に任せてしまうといざ修正が必要になった場合対処できない場合があります。
顧客管理をエクセルで行うデメリット④最新のデータがわからなくなる
簡単にコピーしたりバックアップをとれてしまう反面、最新のデータがどれかわからなくなる可能性があります。
バックアップに関するルール決めや定期的なメンテナンスを検討する必要性が生じてしまいます。
顧客管理をエクセルで行うデメリット⑤マーケティングに活かす事は難しい
エクセルにまとめた顧客データをマーケティングに活かすには複雑な操作が必要になります。
分析までやろうとすると容量も増え動作が重くなるといった障害もあります。
プログラムに関する知識がかなり必要となるため専門的なスキルがないと情報の管理と蓄積だけで役割を終えてしまうケースも多いです。
顧客管理はCRMツールを使用すると便利
エクセルでの顧客管理を行う方法とメリット・デメリットを理解できました。
エクセルは便利でコストがかからないというメリットがある反面、データの共有やセキュリティ対策、マーケティング戦略で活用するには専門知識が必要で煩雑という一面があります。
では、顧客管理をデータ収集だけで終わらずマーケティングにまで活かすにはどうしたらいいでしょうか。
結論はCRMツールを活用すると簡単に顧客管理を行いマーケティングまで活かす事ができます。
CRMツールとは
ここで新たに出てきたCRMツールについて解説します。
CRMとはCustomer Relationship Management（カスタマーリレーションシップマネジメント）の略称で「顧客関係管理システム」といいます。
役割は顧客との良好な関係性を構築することでリピーターを獲得する事です。
一度顧客になった事で得られた顧客情報から、さらに顧客から喜ばれるサービス・商品等の価値を提供して継続的な収益を得られるようにするために様々な情報を蓄積・分析する事ができます。
CRMツールをおすすめする理由
CRMツールをおすすめする理由はただ情報を管理するだけでなく、業務の効率化やデータ化された顧客情報から様々なマーケティング戦略を練る事ができる点にあります。
ここではCRMツールでどんな事ができるのか、基本的な機能を解説します。
顧客情報の見える化がはかれ、チーム内での共有が簡単
CRMツールを導入すると情報を様々な用途で簡単に見つける事ができます。
顧客情報の管理を視覚的に捉える事ができるので細かい部分にまで管理する事ができます。
チーム内での情報共有も簡略化される事で急な担当変更があった際でも引継ぎがしやすく伝達漏れといったリスクを下げることができます。
顧客情報から的確なマーケティング戦略がとれる
的確なマーケティングを行うためには顧客情報から動向を分析し、顧客が喜ぶものは何か明確に調べる必要があります。
顧客の年齢・性別・購入履歴・クレームの問い合わせ等からニーズを分析し、広く浅いマーケティングではなくターゲット層を絞ったピンポイントな戦略を練る事ができます。
顧客と良好な関係を構築しリピーターに繋げられる
CRMツールを活用し顧客情報からニーズを分析すれば、顧客が何をすれば喜ぶのかを知る事ができます。
そして、的確なタイミングで顧客が望むサービスを提供する事で顧客関係が良好となり繰り返しサービスや商品を利用してくれるリピーターに繋がります。
顧客管理を効率化させるCRMツールうちでのこづちを紹介
ここでは数あるCRMツールの中から「うちでのこづち」を紹介します。
うちでのこづちはLTVという取引を始めてから終了するまでの間に顧客がどれだけ利益をもたらしてくれたかという顧客生涯価値の向上が期待できます。
このCRMツールを導入することで顧客管理から顧客に商品・サービスを利用してもらう為に必要なマーケティング戦略を効率よく練る事ができます。
CRMツール「うちでのこづち」でできること
うちでのこづちで具体的に何ができるのか、機能を解説します。
顧客分析で課題を明確にできる
購買履歴から「最終購買日」「購買頻度」「累計購買金額」の3つを指標にし顧客にあった細かい販促、VIP客と普通客といった顧客層の格付けを行えます。
これらの情報から自社にあった顧客との関係性作りに必要な課題・改善点を明確する事ができます。
CRM施策を課題に対してピンポイントに取り組める
視覚的に課題を捉えられる事でどこから改善していくべきか優先順位とその為の改善施策を練る事ができます。
改善すべき課題と顧客層を明確にする事で重点的に改善をすべき顧客層へピンポイントに戦略を行えます。
運営実績を多角的に計測し改善することで効率を上げられる
DMの開封率、サイトのクリック率やCV率等から自社の改善点を明確にします。
改善施策を行った後の顧客の購買行動を追う事でさらに改善していくサイクルを効率よく行えます。
購入金額・回数・頻度や離反の多い回数を特定し顧客の状態を把握する事で適切なタイミングでの施策が可能です。
さらに商品・広告・施策でどれが一番売上に貢献しているかをデータから明確にでき投資効率を向上させる事で無駄なコストを省き、的確な広告を投入することができます。
既存システムと連携できる
ヤフー・楽天などの日本国内のECカートや基幹システムと連携可能となっており、即座に導入する事ができます。
充実したサポート体制で操作に慣れていなくても導入しやすい
導入から初期設定、運用まで各段階毎にサポートチームが対応しています。
CRMツールに慣れていない初心者からでも導入から運用まで使用できるよう丁寧なサポートが整っていますので最初に利用するツールにはうってつけです。
うちでのこづちのホームページへ
まとめ
エクセルでの顧客管理は馴染みやすく小規模な管理では有効ですが、管理する情報が膨大になったり複数人で共有するには少し使い勝手が悪い点が見られます。
自社の収益を上げる為に顧客管理を行う場合はCRMツールうちでのこづちを導入し業務効率化と的確なマーケティング戦略を行いましょう。
